Conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel (notamment le Règlement (UE) 2016/679, du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques dans le domaine du traitement de leurs données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et la loi organique espagnole 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données à caractère personnel et la garantie des droits numériques), conformément, entre autres, à la loi espagnole 41/2002 du 14 novembre, régissant les fondements de l’autonomie des patients et les obligations en termes d'information et de documentation clinique, et le décret du Pays basque 38/2012, du 13 mars sur les antécédents cliniques et les droits et obligations des patients et des professionnels de la santé concernant le dossier médical et toute autre législation applicable, l’usager est informé des points suivants :

1) Qui est le responsable du traitement de vos données?

Igualatorio Médico Quirúrgico Dental, S.A.U.., titulaire du code d’identification fiscal espagnol CIF nº A95575585 (ci-après « la société »).

2) Comment contacter le responsable du traitement?

Vous pouvez prendre contact avec la société en personne à son centre de soins, par courrier postal à son domicile social, Gran Vía 3 20002 Donostia-San Sebastián, ou par courrier électronique à l'adresse e-mail: dental-imqzurriola@imq.es.

3) Comment pouvez-vous contacter le Délégué à la protection des données (« DPD ») de la Société?

Vous pouvez contacter le DPD de la Société par courriel à: dpd@imq.es

4) Quel type de données à caractère personnel la Société traite-t-elle?

Les données à caractère personnel traitées par la Société sont vos coordonnées d'identification et de contact (par exemple nom, prénom, pièce d'identité, numéro de téléphone, adresse, e-mail), vos données de santé (par exemple antécédents médicaux, tests diagnostiques, dossier médical) et, le cas échéant, vos données bancaires et les données des patients mineurs.

5) Quelle est la finalité du traitement de vos données à caractère personnel?

La Société traite vos données à caractère personnel afin de:

1. Vous fournir les services médicaux que vous nous avez demandés directement ou par l'intermédiaire d’un tiers (autre prestataire de services médicaux, compagnies d’assurance, etc.), et gérer et contrôler ces soins de santé;
2. Gérer administrativement la prestation et la facturation desdits services (dont convocations ou autres services similaires);
3. Se conformer aux obligations légales tant en matière de santé (y compris le dossier médical et les droits des patients) qu'en matière fiscale, comptable, etc. pesant sur la Société;
4. Améliorer la qualité du service (par exemple en réalisant des enquêtes ou des études de satisfaction ou des programmes de rétention et/ou de fidélisation ou d'autres programmes analogues ; ou en enregistrant les appels téléphoniques passés par le Service Client) ; et
5. Sauvegarder votre dossier médical dans l'application INFO33+ (y compris ses futures mises à jour ou toute modification de son nom commercial) ; et, le cas échéant
6. Vous tenir informé des produits et services du domaine de la santé, socio-sanitaire, de la prévention de la santé et des risques au travail, du bien-être et des assurances, susceptibles de vous intéresser, proposés par la Société ou par d'autres sociétés de son Groupe.

6) Quelle légitimité a la Société pour traiter vos données personnelles?

1. Le traitement de vos données pour la prestation des services médicaux que vous nous avez sollicités, directement en tant qu'assuré d'une compagnie d'assurance ou sur recommandation d'un autre prestataire de soins, et pour gérer et contrôler cette assistance sanitaire, est légitime, d'une part, dans le respect du contrat de prestation de services médicaux et, d'autre part, au regard de la réglementation applicable, spécialement dans le domaine de la santé (loi 41/2002 sur l'autonomie du patient et décret du département de la Santé et de la consommation du Pays basque 38/2012 relatif aux antécédents cliniques et aux droits et obligations des patients et des professionnels de la santé en matière de documentation clinique).
2. Le traitement de vos données en vue de la gestion administrative des prestations et facturations desdits services (notamment prise de rendez-vous ou autres similaires) est légitimé par l'application du contrat de prestation de services médicaux.
3. Le traitement de vos données en application des obligations légales en matière de santé (dont dossier médical et droits du patient) et en matière fiscale, comptable, etc., pesant sur la Société est légitimé par le respect de la réglementation applicable spécialement dans le domaine de la santé (loi 41/2002 sur l'autonomie du patient et décret du Département de la santé et de la consommation du Pays basque 38/2012 sur les antécédents cliniques et les droits et obligations des patients et des professionnels de la santé dans le domaine de la documentation clinique) .
4. Le traitement de vos données en vue d’améliorer la qualité du service est légitimé par l’intérêt légitime de la Société. Nous pensons qu'en tant que patient de la Société, vous pouvez raisonnablement vous attendre à ce que les traitements suscités soient mis en œuvre.
   Tout traitement basé sur l’intérêt légitime est réalisé par la Société dans le respect de votre droit à la protection de vos données à caractère personnel, le droit à l'honneur et le droit à l’intimité personnelle et familiale et nous adopterons toutes les mesures nécessaires dans ce domaine pour garantir ce respect.
   Vous devez dans tous les cas savoir que vous pouvez exercer votre droit d’opposition (décrit ci-après).
5. Le traitement de vos données pour héberger votre dossier médical dans l'application INFO33+ (y compris lors de ses futures mises à jour ou changements de son nom commercial) est légitimé par le consentement libre, spécifique, éclairé et sans équivoque que vous nous accordez le cas échéant (consentement que vous pouvez retirer à tout moment).
   Afin de garantir une qualité de service optimum en effet, la Société héberge les dossiers médicaux de ses patients dans l'application INFO33+ (y compris lors de ses futures mises à jour ou changements de son nom commercial). L'utilisation de cette application implique que si le patient consulte d'autres professionnels ou établissements de santé liés au Groupe IMQ (figurant à tout moment sur le site web www.info33.grupoimq.es ou à l'adresse www.grupoimq.es ou https://clinicas.imq.es/profesionales-zorrotzaurre-y-virgen-blanca) et les autorise également par avance et de manière expresse à inclure leur dossier médical dans INFO33+ ou dans des applications informatiques compatibles (comme les systèmes HIS ou autres), ces professionnels ou établissements de santé pourront accéder à leur dossier médical complet (ou, le cas échéant, à celui de la personne représentée). Toutes les informations relatives au patient consultées, traitées et conservées sont traitées de manière confidentielle et avec toutes les mesures de sécurité obligatoires au regard de la réglementation en vigueur garantissant leur intégrité, leur sécurité et leur confidentialité.
   En cas de refus de son consentement ou en cas de révocation de celui-ci de la part de l’usager, la Société n'hébergera pas votre dossier médical dans l'application INFO33+ ; néanmoins le service médical continuera à être fourni normalement. Il faut toutefois savoir que dans cette circonstance, l’exactitude des informations médicales contenues dans votre dossier médical pourrait être amoindrie et impacter par conséquent votre diagnostic.
6. Le traitement de vos données pour vous communiquer les produits et services liés aux secteurs sanitaire, socio-sanitaire, de prévention des risques sanitaires et au travail, du bien-être et des assurances qui pourraient vous intéresser, proposés par la Société ou par d'autres sociétés de son Groupe est légitimé par l'intérêt légitime de la Société. Nous pensons qu'en tant que patient de la Société, vous pouvez raisonnablement vous attendre à ce que les traitements suscités soient mis en œuvre.
   Tout traitement basé sur l’intérêt légitime est réalisé par la Société dans le respect de votre droit à la protection de vos données à caractère personnel, le droit à l'honneur et le droit à l’intimité personnelle et familiale et nous adopterons toutes les mesures nécessaires dans ce domaine pour garantir ce respect.
   Vous devez dans tous les cas savoir que vous pouvez exercer votre droit d’opposition (décrit ci-après).
   Le traitement de vos données dans le but de vous informer des produits et services proposés par d'autres sociétés du Groupe de la Société, si nécessaire pourra être légitimé par le consentement libre, spécifique, éclairé et sans équivoque que vous accordez, le cas échéant (consentement que vous pouvez retirer à tout moment).

7) À qui communiquerons-nous vos données à caractère personnel?

La Société, en tant que responsable du traitement, ne cèdera vos données à caractère personnel à aucun tiers, sauf obligation légale de ce faire ou si la cession est nécessaire pour l'exécution de la relation contractuelle.

Néanmoins, dans le respect de la législation applicable et de la relation contractuelle, la Société pourra communiquer les données strictement nécessaires dans chaque cas aux destinataires suivants : (i) prestataires de services médicaux et les prestataires de services ou de matériels sanitaires dont l'activité consiste en la prise en charge sanitaire (par exemple, fourniture de prothèses, pharmacie, tests analytiques et autres examens diagnostiques et traitements) à condition que cette communication soit nécessaire pour atteindre l'objectif d'offrir une prise en charge médicale complète et adaptée et/ou préserver et poursuivre vos soins (par exemple en cas de transfert des patients vers d’autres établissements de santé) ; (ii) autorités, pouvoirs publics, sécurité sociale, organismes et forces de l’ordre de l'État, etc. en application des obligations légales ; (iii) juges ou tribunaux en vue de l'exécution d'obligations légales ; (iv) banques ou organismes financiers pour encaissement des services ; (v) organismes d'assurance si les services fournis par la Société sont réalisés dans le cadre d'une police d'assurance dont vous êtes bénéficiaire (effectivement, l’application des dispositions de la loi espagnole 20/2015 du 14 juillet relative à l'organisation, le contrôle et la solvabilité des organismes d'assurance et de réassurance, couvre le fait que, si vous utilisez des services de santé sous la couverture d'un organisme d'assurance, vos données à caractère personnel - y compris certaines informations concernant la santé - seront communiquées à ces organismes afin que ces derniers aient connaissance du service fourni et puissent faire face aux frais générés et/ou à la responsabilité en fonction des termes du contrat que vous avez passé avec eux, pour l'analyse de la couverture de votre contrat, la prévention de la fraude et le respect des obligations légales) ; si vous vous opposez à la cession de vos données, la Société ne sera pas en mesure de vous fournir le service couvert par la police d'assurance que vous avez contractée auprès de votre compagnie d'assurance et vous devrez payer le prix du service demandé ; et (vi) responsables du traitement.

Certains de ces sous-traitants, notamment les prestataires de services « informatiques dans le nuage », peuvent être localisés ou travailler avec des ressources situées hors de l’Union européenne et donc dans des territoires n’offrant pas un niveau de protection équivalent. Dans ces cas, la Société garantit qu’en cas de transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers ou des organisations internationales, ceux-ci seront effectués dans le respect des dispositions de la réglementation applicable en la matière (spécialement les articles 44 et suivants du Règlement européen sur la protection des données 2016/679).

Par ailleurs, si le patient est assuré par IGUALATORIO MÉDICO QUIRÚRGICO, S.A. DE SEGUROS Y REASEGUROS, certaines de ses données à caractère personnel (hébergées dans l'application INFO33+) peuvent être mises sous couvert d’anonymat et cédées à IGUALATORIO MÉDICO QUIRÚRGICO, S.A. DE SEGUROS Y REASEGUROS afin d'améliorer la gestion de la prise en charge, de faire des recherches et des études visant à améliorer l'efficacité des services médicaux ou d'intérêt pour les parties et dans le cadre de ses objectifs fondateurs, normalement avec des ampleurs globales.

8) Pouvons-nous accéder à vos données collectées par des tiers?

Pour vous fournir le service que vous avez demandé, il se peut que la Société doive accéder à vos coordonnées, aux données concernant les mineurs, aux informations de santé, collectées par d'autres responsables du traitement (par exemple, compagnies d'assurance, médecins ou centres qui vous ont prescrit le service à fournir ou dans lesquels des tests diagnostiques ont été effectués, etc.).

Dans ces cas, la Société demandera aux autres responsables du traitement les informations strictement nécessaires dans chaque cas pour fournir le service dans le respect de ses obligations légales et en application des principes de proportionnalité et de minimisation des données.

Il est également possible que la Société ait obtenu vos données à caractère personnel auprès de votre représentant légal ou volontaire ayant déclaré et garanti avoir obtenu votre consentement pour communiquer vos données à la Société afin qu'elle les traite conformément aux indications contenues dans le présent document et ayant expressément été informé du contenu de tous les points relatifs au traitement de vos données indiquées dans ce document, en s'engageant à fournir à la Société, à sa demande, à tout moment, une preuve écrite de l'obtention de votre consentement.

9) Pendant combien de temps conserverons-nous vos données à caractère personnel?

La Société conservera vos données à caractère personnel pendant toute la durée de la relation contractuelle ou de la prestation de services.

Une fois la relation contractuelle terminée, nous conserverons éventuellement vos données à caractère personnel pendant les durées imposées par la loi ou pendant lesquelles des responsabilités peuvent surgir envers la Société.

Une fois ces délais expirés, vos données seront détruites selon la procédure imposée par la législation en vigueur sauf si elles ont été totalement mises sous couvert d'anonymat conformément à la réglementation applicable à des fins statistiques ou de recherche.

Nous vous rappelons pour information que l'article 17.1 de la loi 41/2002 du 14 novembre régissant l'autonomie du patient et les droits et obligations en matière d'information et de documentation clinique établit une durée minimale de conservation des dossiers médicaux de 5 ans à compter de la date de fin de chaque parcours de soins ; et que l'article 21 du Décret du Pays basque 38/2012 du 13 mars relatif aux antécédents cliniques et aux droits et obligations des patients et des professionnels de santé en matière de dossier médical, établit que certains documents cliniques ne peuvent pas être supprimés (par exemple, les rapports cliniques des consultations ambulatoires ou les rapports de résultats d'analyses de laboratoire, modèle B, etc.) sauf si les antécédents cliniques sont restés inchangés pendant 15 ans.

Une fois les délais expirés et les exigences légales appliquées, vos données médicales pourront dans tous les cas être supprimées.

10) Quels sont vos droits concernant les données à caractère personnel que vous nous avez fournies?

L'intéressé dispose de droits d'accès, de rectification, de suppression, de limitation et d'opposition au traitement de ses données à caractère personnel, ainsi que du droit à leur portabilité. L'intéressé peut par ailleurs à tout moment retirer le consentement donné sans que cela n’impacte la légalité du traitement basé sur le consentement effectué avant son retrait.

Pour exercer ces droits concernant ses données à caractère personnel dont le traitement est réalisé par la Société en tant que responsable de traitement, le propriétaire des données pourra utiliser l'un des canaux suivants : (i) en se présentant en personne dans l'un de ses centres, ou (ii) en adressant un écrit par courrier postal au siège social de la société situé à Bilbao, C/ Máximo Aguirre 18 Bis 2ème étage,, ou (iii) par e-mail: dental-imqzurriola@imq.es. Il devra dans tous les cas joindre une copie lisible de sa pièce d’identité ou de tout autre document prouvant officiellement son identité. L'exercice de ces droits est gratuit.

Si par ailleurs vous considérez que la Société n'a pas traité vos données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable en vigueur, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données de la Société par e-mail à l'adresse dpd@imq.es et déposer une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données (www.aepd.es).